Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
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Ítem Propuesta archivística para el manejo de documentación en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2007) Mendieta González, Marlen; Sanabria Brausin, Sonia Esperanza; Pinzón Torres, Héctor ElíasLa gestión documental dentro de toda organización es de vital importancia, pues es allí donde se consigna toda aquella información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes maneja relaciones, contratos u otro tipo de convenios o concesiones. En la actualidad la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía de Colombia, es una dependencia que debido a ser un ente regulador-gubernamental de aquellas empresas dedicadas a la exploración y explotación de los recursos naturales de nuestro país; maneja una gran cantidad de información como soporte físico de cada una de las entidades que directamente le rinde cuentas en cuanto a los movimientos que hacen en este campo de los hidrocarburos. Motivo por el cual su dependencia de Archivo se encuentra saturada de información y duplicidad de documentos, resultados propios de la normatividad vigente desde el año 1961, contemplada en el Código de Petróleos, generando esto obsolescencia de la misma frente a las necesidades actuales y falta de gestión administrativa en cuanto al manejo de los documentos. Problemáticas por las cuales se buscó el planteamiento de una propuesta metodológica, archivística y legal, con la que se establezca criterios para la presentación de documentos que contienen informes técnicos a las empresas operadoras de petróleo. Para ello se trabajó un estudio de carácter Exploratorio, No Experimental Transversal; y de esta forma buscar con esta propuesta un alivio en costos para aquellas empresas operadoras, como también eficiencia y oportunidad para la entrega de información optimizando espacio físico, reducción del impacto por el peso y volumen de documentos como organización de los mismos, todo esto directamente orientado hacia la eficiencia administrativa no solo de empresas operadoras de recursos naturales, sino también para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.Ítem Guía metodológica para la implementación del programa de gestión documental de la serie misional licencias urbanísticas de la Curaduría Urbana No. 1(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Cardozo Cerquera, Magda Carolina; Rodríguez Marín, Nancy Angélica; Galeano, Pedro Ignacio; Pinzón Torres, Héctor Elías
Ítem Diseño de un programa de gestión documental para información en la empresa Tree Ltda.(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2007) Barreneche Vélez, Catalina; Pinzón Torres, Héctor Elías; Zapata Cárdenas, Carlos AlbertoÍtem Diseño de modelo de gestión electrónica de documentos por procesos caso: compras y contratación en la empresa Gran Tierra Energy Colombia Ltda.(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2009) Araos Guzmán, María Liliana; Salinas Tarazona, Myriam Nathalia; Garzon Ortiz, Ruth Aleyda; Cardona Acevedo, MarlenyÍtem Diseño de la unidad de correspondencia de la Cámara de Representantes(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2009) Betancourt, Edna Katherine; García Santos, Vilma; Torres, Carlos Enrique; Ariza López, Luz Dora; Pinzón Torres, Héctor Elías; Galeano, PedroToda entidad, pública o privada, que preste servicios públicos, debe contar con una unidad de correspondencia, debidamente funcional y eficiente, tal como lo establece el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, por lo tanto es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública, de acuerdo con las normas técnicas y lineamientos para la gestión del documento del Programa de Gestión Documental, de los procesos de recepción, radicación y distribución de la información contenida en documentos. Al no tener una Unidad de Correspondencia, la Cámara de Representantes no se encuentra alineada con la organización documental, colocando en apuros las estructuras comunicativas tradicionales, haciendo la labor cada vez más lenta, puesto que no se cuenta con una unidad de correspondencia centralizada y moderna que este acorde con los avances tecnológicos actuales. Este trabajo de grado pretende resolver los problemas y necesidades que actualmente presenta la Cámara de Representantes relacionado con su sistema de información documental, en especial con las actividades propias de la Unidad de Correspondencia, estableciendo para ello pautas implantadas por las normas y técnicas vigentes en esta materia. El proyecto inicia con una introducción donde muestra el planteamiento y la descripción de los problemas que se presentan en la Cámara de Representantes. Está conformado por cinco capítulos estructurados de tal manera que cada uno muestre al lector los elementos necesarios así: El primer capítulo muestra, el marco conceptual, el marco legal y el marco institucional. El segundo capítulo, presenta la situación actual de la oficina de correspondencia de la Cámara de Representantes. En el tercer capítulo se presenta la propuesta para la elaboración de los procedimientos de recepción, radicación y distribución de la correspondencia de la Cámara de Representantes. Se establecen las responsabilidades, procedimientos y las actividades relacionadas con el recibo, distribución, y trámite de la correspondencia, al igual que los protocolos de las comunicaciones internas y externas. El cuarto capítulo muestra los modelos de comunicaciones oficiales, al igual que el instructivo para su elaboración teniendo en cuanta las normas ICONTEC para su elaboración. Y el último capitulo plantea una solución de sistema automatizado para ejecutar los procesos básicos de la correspondencia, de Recepción, Radicación y Distribución de documentos, que agilice y asegure los procesos de la Unidad de Correspondencia.Ítem Análisis de la funcionalidad del sistema Orfeo en la gestión documental de cinco alcaldías locales del Distrito Capital(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2009) Rodríguez Cuartas, Isabel Cristina; Forero Mosquera, Luz Smith; Clavijo Perdomo, Miguel Ángel; López Perilla, Nelsón Saúl; Mercado Santos, Silvia Ximena; Baquero, María InésÍtem Análisis de la descripción de los documentos electrónicos producidos en el proceso de contratación del Ministerio de Educación Nacional(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2008) Duque Pulido, María Dugley; Betancur Ángel, Dora Lucía; Acero Borbón, Gilberto; Niño Pacheco, Rafael; Soler Olarte, Elvia María; Pinzón Torres, Héctor Elías; Zapata Orozco, Carlos AlbertoÍtem Análisis del impacto en los usuarios del sistema de información en el sector público, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2009) Mora, Edgar Alberto; Castelblanco Beltrán, Jairo Nelson; Cardona Acevedo, MarlenyÍtem Principios archivísticos y normatividad archivística colombiana en los aplicativos ofertados por las casas de software para la gestión documental en la ciudad de Bogotá(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2004) Triana Torres, Jorge William; Beltrán Herrera, Clara InésÍtem Propuesta de desarrollo de un PGD para la gestión del correo electrónica de la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Garzón, Claudia Andrea; Muñoz Ramírez, Carolina; Pinzón Torres, Héctor Elías; Galeano Martínez, Pedro Ignacio; Zapata Orozco, Carlos AlbertoPara la Fundación Universitaria de Ciencias de la Salud es de gran importancia, la gestión y custodia de los correos electrónicos, vistos como fuente de información vital; teniendo en cuenta que a través de una herramienta tecnológica como lo es el e-mail se generan e ingresan documentos, los cuales deben tener un tratamiento archivístico como lo son conservar, organizar y gestionar los mensaje, para poder acceder fácilmente a ellos, recuperarlos, conservarlos, valorarlos todo el tiempo que sean necesarios. En esto se incluye la retención, organización y gestión de los expedientes de correo electrónico de los funcionarios activos y aquellos que se hayan ido de la universidad. Presentada la situación actual, es necesario realizar un documento guía que ayude a definir mecanismos y estrategias que permitan la integración de herramientas para administrar el correo electrónico en cada una de las fases del ciclo vital y proporcionar parámetros y lineamientos para la administración del mismo en cada una de sus etapas.Ítem Diseño de un programa de gestión documental para el supermercado Doña Julia(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Guzmán Torres, Alberto Antonio; Villarreal Gutiérrez, Ana Silvia; Cortés Cantor, Fernando Antonio; Pinzón Torres, Héctor ElíasÍtem Evaluación de software de gestión documental de acuerdo a la Norma ISO 9126 calidad del software y métricas de evaluación. Caso Docunet en Distribuidora Toyota S.A.S.(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Ruíz Jiménez, Diego Fernando; Cabrera Hurtado, Edwin Yovanny; Pinzón Torres, Héctor Elías; Delgadillo Peña, PedroEste trabajo se fundamenta en la evaluación calidad de software y las métricas de evaluación, que es la forma que ISO nos presenta la norma técnica ISO 9126, en el estudio que se realizó se aplicó la norma al software Docunet utilizado en la administración de documentos de Distribuidora Toyota SAS; en donde se evalúa de Docunet los componentes internos, externos y de uso con el fin de presentar en qué nivel se encuentra el desarrollo del mismo y que nos sirva de modelo para evaluación de aplicaciones de Document Management Systems DMS. De acuerdo a lo anterior y lo que establece la norma técnica ISO 9126, se evaluó del software Docunet los tres exploradores que nos ofrece el mismo, estos exploradores son Organizacional, Documental y de Tramites; en donde se investigan aspectos referentes a la forma interna y externa del software también en donde se evalúa el nivel de cumplimiento. Esta evaluación tiene como finalidad determinar dentro de las características que propone la norma referente a la visualización interna y externa como es la funcionalidad, fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad, y portabilidad. Además de la presentación de la evaluación del software Docunet, se propone presentar como valor agregado un modelo de evaluación de Software de Gestión Documental DMS que aplique a cualquier software y a cualquier entidad, en donde lo más importante que se quiere presentar son los componentes que debe contener un DMS y su funcionalidad en cualquier organización.Ítem Guía para la evaluación de Software de gestión documental basado en estudio de casos(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2008) Arcila Álvarez, María Patricia; López Gálvez, Jaqueline; Reina Montenegro, Jeny Zulay; González Caranton, Edgar Mauricio; Zapata Cárdenas, Carlos AlbertoÍtem Diseño del procedimiento para la implementación del sistema workflow en la sección de egresos Caja de Compensación Familiar Colsubsidio(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2007) Vargas Casallas, Diana Angélica Milena; Muñoz Durán, Yeyson; Pinzón Torres, Héctor ElíasÍtem Propuesta de reestructuración curricular para el programa de formación tecnológica en administración documental del Sena(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) González Bedoya, Elizabeth; Sánchez Rubiano, Damaris Andrea; Molina Buitrago, Jessica; Pinzón Torres, Héctor Elías; Galeano, Pedro IgnacioEl presente proyecto de investigación titulado “Propuesta de Reestructuración Curricular para el Programa de Formación Tecnológica en Administración Documental del Sena”, constituye el requisito para la obtención del título de Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. La investigación se llevó a cabo en el Centro de Gestión Administrativa del Sena y para tal efecto se contó con la colaboración de aprendices e instructores de la jornada nocturna, quienes proporcionaron gran parte de la información que fue objeto de análisis junto con el currículo propuesto por el Sena para la Formación de los Tecnólogos en Administración Documental. El presente trabajo se divide en cuatro partes: Introducción, Marcos de referencia, Análisis de Resultados y Propuesta. La introducción recopila todo el trabajo de diagnóstico previo que se hizo con base en la experiencia de una de las coautoras de esta investigación quien se desempeña hasta el presente como instructora del programa de formación en cuestión. Por lo tanto, este aparte contiene información relacionada tanto con los antecedentes, descripción del currículo, descripción del problema y planteamiento del problema, así como la pregunta de investigación y los objetivos que guiaron el trabajo, y que se pueden resumir en la determinación de los elementos que debe contener una propuesta de reestructuración del currículo de formación, teniendo en cuenta las necesidades del contexto laboral y el perfil del egresado ofrecido. La segunda parte retoma los diferentes marcos que se relacionan con el tema del proyecto de investigación, para este caso se trata del Marco Conceptual cuyo objetivo era el de aclarar y precisar algunos términos y conceptos pedagógicos que hacen parte del currículo y del programa pedagógico general manejado por el Sena. Mientras que el Marco Legal y el Marco Institucional recopilan toda la normatividad relacionada con el diseño curricular y el modelo pedagógico del Sena. La tercera parte se constituyó a partir del Análisis de los Resultados del estudio, para tal efecto se recolectó información de aprendices/egresados e instructores del programa de formación. Mediante la aplicación de dos encuestas se pretendió obtener certeza acerca de aspectos relacionados con el currículo tales como la profundidad y claridad de los contenidos, la preferencia y aplicación de unos contenidos sobre otros, la coherencia entre el currículo escrito y el aplicado, la pertinencia y efectividad de la práctica, la conformidad de los egresados con el currículo y respecto al perfil del egresado, entre otros aspectos similares que darían cuenta del problema de investigación planteado. La cuarta y última parte de este proyecto de investigación consiste en la presentación de la propuesta de reestructuración del Currículo del Sena. Una primera parte se centra en la presentación escrita de los diferentes cambios que, con base en el análisis realizado de los resultados, el perfil del egresado propuesto y el currículo de formación. Por tal razón esta parte de la propuesta retoma aspectos del currículo analizado resaltando las debilidades observadas desde la perspectiva de las investigadoras, pero sobre todo con base en la información proporcionada por los sujetos consultados. La reestructuración sugerida recoge sobre todo aspectos relativos a los contenidos y la metodología aplicada en el proceso de formación, dándole especial importancia a los aspectos prácticos del currículo, tanto al interior de la institución como en las organizaciones o empresas donde los aprendices realizaron su etapa práctica. La segunda parte de esta propuesta consiste en la presentación o representación gráfica de los diferentes aspectos que, resultado de la investigación, fueron susceptibles de reestructuración.Ítem Modelo de gestión y operación de la serie documental Clientes de la Electrificadora del Meta S.A.E.S.P.(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Ardila Sepulveda, Yadira; Rodríguez Guzmán, Gladys; Muñoz Torres, José Abelardo; Pinzón Torres, Héctor ElíasÍtem Guía para la preservación de documentación digitales en Colombia(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2011) Luque Eusse, Carolina; Gualteros, Johanna Milena; Ojeda, Joseph Fabián; Pinzón Torres, Héctor ElíasDiariamente en Colombia una gran cantidad de documentos digitales (en sus diferentes formatos) son creados, distribuidos, consultados, y algunos de estos conservados para ser preservados. Muchos de estos documentos podrían constituirse en parte del patrimonio digital del país, debido a la variedad y riqueza de información que se produce, tales como: investigaciones, tratados, estudios, informes, entre otros, que podrían correr peligro de pérdida o indisponibilidad para la consulta de los mismos por no tratarse éstos con las técnicas y procedimientos adecuados para asegurar su perdurabilidad en el tiempo, sin interesar el medio o soporte en el que se conserve. La ausencia de políticas, normas y regulaciones nacionales sobre la preservación de documentos digitales, dificulta en gran medida esta labor, pues las instituciones no valoran el tipo de información que poseen y no se proyectan a largo plazo. Es decir, no se tiene conciencia de la importancia de preservar la información digital para la posteridad, mientras que en otros países se han dado lineamientos para regular esta labor. Tal es el interés de esta guía: proponer técnicas para lograr este cometido, orientar el proceder de las instituciones colombianas para realizar esta tarea, que, además, se constituye en un desafío para el Gobierno, las instituciones y para aquellos interesados preocupados por el tema objeto de estudio. La combinación de las diferentes estrategias que se contemplan dentro de un plan de preservación estructurado e integral, pueden asegurar la eficiencia, eficacia y efectividad de la conservación de los documentos digitales que pueden constituir el patrimonio digital en Colombia.Ítem Valoración, retención y preservación de documentos digitales en el área de dirección de tecnologías de información: una propuesta en Ecopetrol(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2010) Vargas Supelano, John Jairo; Pérez Novoa, Camilo; Monroy Salive, Alexander; Galeano, Pedro Ignacio; Baquero, María InésÍtem Estudio Bibliométrico de investigaciones y publicaciones en capacidades institucionales sobre el municipio de el Yopal, Casanare 2000-2010(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2010) Aya Hernández, María Amalia; Pirazan, Edith Yaneth; Adaime Ramírez, Mauren Rocio; Galeano, Pedro IgnacioEn los procesos de desarrollo del país, y en especial de los Entes Territoriales, se hace necesario contar con información actualizada y pertinente sobre las capacidades institucionales de los diferentes sectores. Lo anterior permite tener claridad en la toma de decisiones que redunden en beneficio de la comunidad y de la administración. Por lo anterior, el propósito de este trabajo fue identificar, mediante un estudio bibliométrico, las publicaciones, trabajos de grado, tesis y artículos en capacidades institucionales que se han realizado sobre el municipio de El Yopal, Casanare, durante el periodo 2000 – 2010; los cuales nos permitieron conocer los aspectos más destacados de la región y a la vez quedar como referencia para futuros proyectos dirigidos por la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales en temas de fortalecimiento en las capacidades institucionales. La búsqueda y recolección de información se hizo mediante visita a bibliotecas de las Universidades de Los Andes, Nacional de Colombia, Pontificia Universidad Javeriana, Externado de Colombia, Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), Bibliotecas Virgilio Barco, Luis Ángel Arango y el Centro de Investigación Popular CINEP; logrando encontrar en total 22 estudios, distribuidos en trabajos de grado, tesis, ensayos y monografías; se incluyeron también estudios realizados durante los años 1998 – 1999, debido a la importancia de los mismos para el municipio de Yopal. Para el levantamiento y registro de la información se diseñó una herramienta de inventario en la que se describieron todos los documentos identificados sobre capacidades institucionales. Esta herramienta está compuesta por los siguientes campos de descripción: Ítem, Tipo de trabajo, Titulo, Autores, Editorial (para inventario de libros), Ubicación, número topográfico, año, palabras claves, resumen, ámbito de aplicación y objetivo. El registro de los datos se plasmó en una base de datos en Excel que facilitó un manejo adecuado de la información. Para el análisis de la información se diseñó la herramienta RAE, “Resumen Analítico de Educación superior”, con los siguientes campos de análisis” No de RAE, título, autor, “número topográfico, referencia, bibliográfica, tipo de documento, director de tesis, palabras claves”, resumen, autores destacados, conclusiones y fecha de elaboración.Ítem Diseño de una herramienta de diagnóstico integral de conservación al fondo documental acumulado. Caso: Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE(Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, 2010) Rojas Rodríguez, Olga Yolima; Toledo Pérez, Yoiksa Andrea; Galeano, Pedro