Propuesta archivística para el manejo de documentación en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía

Abstract

La gestión documental dentro de toda organización es de vital importancia, pues es allí donde se consigna toda aquella información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes maneja relaciones, contratos u otro tipo de convenios o concesiones. En la actualidad la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía de Colombia, es una dependencia que debido a ser un ente regulador-gubernamental de aquellas empresas dedicadas a la exploración y explotación de los recursos naturales de nuestro país; maneja una gran cantidad de información como soporte físico de cada una de las entidades que directamente le rinde cuentas en cuanto a los movimientos que hacen en este campo de los hidrocarburos. Motivo por el cual su dependencia de Archivo se encuentra saturada de información y duplicidad de documentos, resultados propios de la normatividad vigente desde el año 1961, contemplada en el Código de Petróleos, generando esto obsolescencia de la misma frente a las necesidades actuales y falta de gestión administrativa en cuanto al manejo de los documentos. Problemáticas por las cuales se buscó el planteamiento de una propuesta metodológica, archivística y legal, con la que se establezca criterios para la presentación de documentos que contienen informes técnicos a las empresas operadoras de petróleo. Para ello se trabajó un estudio de carácter Exploratorio, No Experimental Transversal; y de esta forma buscar con esta propuesta un alivio en costos para aquellas empresas operadoras, como también eficiencia y oportunidad para la entrega de información optimizando espacio físico, reducción del impacto por el peso y volumen de documentos como organización de los mismos, todo esto directamente orientado hacia la eficiencia administrativa no solo de empresas operadoras de recursos naturales, sino también para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.