Lineamientos estratégicos para la articulación de la gestión del conocimiento en los procesos de la gestión documental dentro de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización
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Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Maestría en Gestión de la Información Documental
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Resumen
El presente trabajo de investigación tiene como objetivo general proponer lineamientos para la articulación de la gestión documental con la gestión del conocimiento en la Agencia para la Reincorporación y la Normalización (ARN) de Colombia, a partir del análisis de las barreras, brechas y del estado actual de articulación entre ambos procesos. La investigación se fundamenta en referentes teóricos y normativos de la gestión del conocimiento y la gestión documental, destacándose los aportes de Nonaka y Takeuchi sobre la conversión del conocimiento, Ponjuán respecto a la gestión del conocimiento en el sector público, y los marcos establecidos por las normas ISO 15489 e ISO 30401, que orientan la integración de estos procesos como sistemas generadores de valor organizacional. El enfoque metodológico es cualitativo, con un tipo de investigación descriptivaanalítica, que permitió identificar y analizar los patrones de relación entre la gestión documental y la gestión del conocimiento en el contexto institucional de la ARN. Para ello, se emplearon técnicas como el análisis de fuentes documentales, entrevistas semiestructuradas a funcionarios de la entidad y el uso de matrices comparativas, lo que posibilitó un acercamiento directo a las dinámicas internas de la organización y al contraste con modelos de referencia. Los resultados del diagnóstico evidencian barreras asociadas a la fragmentación de los sistemas de información, la limitada formalización de prácticas de gestión del conocimiento, brechas entre el marco normativo y su aplicación operativa, y un bajo nivel de articulación funcional entre la gestión documental y los procesos de aprendizaje organizacional. A partir de estos hallazgos, se plantea en el capítulo V una propuesta metodológica estructurada en componentes conceptuales, técnicos y organizacionales, orientada a cerrar las brechas identificadas y fortalecer la integración entre ambos procesos. La propuesta busca consolidar la memoria institucional, optimizar el uso estratégico de la información y fortalecer la toma de decisiones en la ARN, desde un enfoque analítico y propositivo.
Abstract
The general objective of this research work is to propose guidelines for the articulation of document management with knowledge management in the Agency for Reincorporation and Normalization (ARN) of Colombia, based on the analysis of barriers, gaps and the current state of articulation between both processes. The research is based on theoretical and normative references of knowledge management and document management, highlighting the contributions of Nonaka and Takeuchi on the conversion of knowledge, Ponjuán regarding knowledge management in the public sector, and the frameworks established by the ISO 15489 and ISO 30401 standards, which guide the integration of these processes as systems that generate organizational value. The methodological approach is qualitative, with a type of descriptive-analytical research, which allowed identifying and analyzing the patterns of relationship between document management and knowledge management in the institutional context of the ARN. To this end, techniques such as the analysis of documentary sources, semi-structured interviews with employees of the entity and the use of comparative matrices were used, which made it possible to directly approach the internal dynamics of the organization and contrast with reference models. The results of the diagnosis show barriers associated with the fragmentation of information systems, the limited formalization of knowledge management practices, gaps between the regulatory framework and its operational application, and a low level of functional articulation between document management and organizational learning processes. Based on these findings, chapter V proposes a methodological proposal structured in conceptual, technical and organizational components, aimed at closing the identified gaps and strengthening the integration between both processes. The proposal seeks to consolidate institutional memory, optimize the strategic use of information and strengthen decision-making in the ARN, from an analytical and propositional approach.
Palabras clave
Gestión del conocimiento, Gestión documental, Integración de procesos, Eficiencia organizacional
Keywords
Knowledge management, Document management, Process integration, Organizational efficiency