Estrategias sobre el uso y apropiación de la inteligencia artificial en los procesos de la gestión documental electrónica en la Unidad de Planeación Rural Agropecuaria UPRA

Abstract

Esta investigación propuso un conjunto de estrategias para el uso y la apropiación de la inteligencia artificial (IA) en los procesos de gestión documental electrónica de la Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA). Partiendo de los objetivos, se identificaron elementos conceptuales y metodológicos sobre la IA en la gestión documental electrónica, evaluando la situación actual de la gestión documental en la entidad, permitiendo estructurar los elementos esenciales de las estrategias propuestas. Mediante el empleo de una metodología cualitativa con un diseño exploratorio-evaluativo, a través de un estudio de caso, se ejecutó la recolección de información mediante una matriz de análisis conceptual, la aplicación de una lista de cotejo para un diagnóstico institucional y entrevistas semiestructuradas a informantes clave. Se evidenciaron hallazgos que revelaron un estado de transición en la UPRA, mostrando avances, pero con debilidades significativas como la falta de un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos (SGDEA) en operación, infraestructura tecnológica insuficiente y brechas en la capacitación del personal. Estos hallazgos demostraron la necesidad de plantear un enfoque estructurado y multifacético que abordara tanto las carencias técnicas, como las organizacionales. Frente a las necesidades encontradas, el aporte clave fue la estructuración de tres estrategias concretas: un plan de implementación por fases que incluye diagnóstico, un marco normativo y proyectos piloto; la identificación de tecnologías de IA pertinentes y un programa de capacitación para la apropiación tecnológica. El estudio contribuyó con una hoja de ruta aplicable para la modernización de la GDE usando modelos de IA en la UPRA.

This research proposed a set of strategies for the use and appropriation of artificial intelligence (AI) in the electronic document management processes of the Rural Agricultural Planning Unit (UPRA). Based on the objectives, conceptual and methodological elements of AI in electronic document management were identified, evaluating the current situation of document management in the entity, allowing the essential elements of the proposed strategies to be structured. Using a qualitative methodology with an exploratory-evaluative design, through a case study, information was collected using a conceptual analysis matrix, the application of a checklist for an institutional diagnosis, and semi-structured interviews with key informants. The findings revealed a state of transition at UPRA, showing progress but with significant weaknesses such as the lack of an operational Electronic Document Management System (SGDEA), insufficient technological infrastructure, and gaps in staff training. These findings demonstrated the need for a structured and multifaceted approach that addressed both technical and organizational shortcomings. In response to the needs identified, the key contribution was the structuring of three concrete strategies: a phased implementation plan that includes diagnosis, a regulatory framework, and pilot projects; the identification of relevant AI technologies; and a training program for technological appropriation. The study contributed an applicable roadmap for the modernization of GDE using AI models at UPRA.