Guía metodológica para el manejo de archivos técnicos de exploración de hidrocarburos

Abstract

La administración, la clasificación y la organización de los archivos documentales que manejan las empresas dedicadas a la exploración y producción de hidrocarburos y que se realizan manualmente utilizando para ello conceptos básicos de manejo de archivos, nos motivó para llevar a cabo un análisis sobre las necesidades que tenían para facilitar los documentos a fin de llevar a cabo consultas, esta razón nos permitió conocer la importancia que tienen dichos archivos en el desarrollo de las políticas de exploración y producción de hidrocarburos en cualquier parte del mundo. Una vez conocidas las necesidades nos dimos a la tarea de involucrar las teorías archivísticas, las normas que rigen sobre la conformación de archivos, lo dispuesto para llevar a cabo una excelente administración y una vez se llegó a la terminación de esta etapa concluimos que era necesario involucrar para la organización, clasificación y poder disponer de un inventario documental acorde a las circunstancias, utilizar para ello lo que existe en materia de sistemas de información y así decidimos que se debía elaborar una guía. Por lo cual entonces, se planteó la creación de una guía metodológica para el manejo de archivos técnicos de exploración y producción de hidrocarburos, la cual se desarrolló en cuatro grandes puntos como son: uno, pasos para la organización física de un archivo técnico de exploración y producción de hidrocarburos, donde se desarrolla la parte de organización, clasificación, inventario y el diseño conceptual de una base de datos. Dos, definición de las características para construcción del archivo técnico de exploración y producción de hidrocarburos, plasmando las principales características que se deben cumplir para la construcción de edificios, depósitos hasta llegar al tipo especial de conservación. Tercero, proceso de digitalización de la información técnica de exploración y producción de hidrocarburos, donde se muestra el proceso que se deben seguir para la digitalización desde los documentos tamaño carta hasta los documentos como anexos que deben ser digitalizados en escáner de 36”. Y cuarto, sistema de información para la carga y almacenamiento de la información técnica de exploración y producción de hidrocarburos, el cual le permitirá a las compañías seguir, a través del sistema, con todo el proceso para la organización del archivo técnico