Lineamientos para la gestión del conocimiento y consolidación de la memoria documental en la atención de procesos judiciales en la Dirección Jurídica en Ecopetrol S.A.
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Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Departamento de Estudios de Información. Esp. en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
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Resumen
La Dirección Jurídica de Ecopetrol, formula y orienta políticas y directrices para los asuntos jurídicos de la Organización que garanticen la asesoría y la representación de procesos y trámites judiciales y extrajudiciales, emite conceptos jurídicos y tiene la responsabilidad de la defensa de los intereses de la empresa en la atención de los diferentes procesos judiciales, generando gran cantidad de documentos soporte de conceptos jurídicos y/o de actuaciones procesales que se encuentran dispersos en cada una de las oficinas de los abogados que integran la Dirección Jurídica, lo cual ha generado que no se localicen documentos cuando se requieren, con búsquedas dificultosas que entorpecen la atención de un proceso judicial o atención de una tutela, pérdida de información fundamental, acumulación de documentos vitales, pérdida de conocimientos y experiencias.
Con la identificación de esta problemática se realizó un diagnóstico de cada uno de los procesos a cargo de las unidades de Derecho Económico, Judicial y Extrajudicial, Laboral, Penal, Administrativo; identificando los documentos y conceptos que se generan en la atención de cada proceso y realizando la clasificación e inventarios que permiten la unificación del archivo central permitiendo el aseguramiento y transferencia de información a nuevos profesionales creando una ventaja competitiva y así poder servir con una mayor eficacia a los clientes internos y externos, implementando con esta recopilación de información documental una cultura organizacional para asegurar la captación de conocimientos y experiencias.
Palabras clave
Ecopetrol - Dirección jurídica, Archivo, Archivos juridiales, Organización, Gestión archivística, Especializacion en sistemas de informacion y gerencia de documentos