Metodología para la implementación de diagnósticos de gestión de la información documental en pymes basada en la Norma ISO 26122:2014

Abstract

El diagnóstico de gestión de información documental constituye un proceso clave que debe llevarse a cabo en las entidades para dar cumplimiento a los procesos organizacionales y en sí, a los de la gestión documental, inmersos en estos. En tal sentido, presentaremos una propuesta para la implementación de diagnósticos de gestión de la información documental en PYMES basados en la norma ISO 26122. En tal sentido, el proceso de investigación planteado desde el análisis metodológico y sistemático, referencia a autores de la talla de Cruz Mundet (España), Sierra Escobar (Colombia), entre otros. Además de entidades y organizaciones (Archivo General de la Nación de Colombia, ISO) y de normativas del ordenamiento jurídico colombiano, desde la metodología de una investigación documental descriptiva desde el enfoque cualitativo, desarrollaremos los pasos o flujo de actividades para se tenga un referente con el cual se puedan elaborar y aplicar diagnósticos de gestión documental. Con la utilización de herramientas e instrumentos como la matriz de análisis y desde el comparativo de la información recolectada, se establecerán las pautas a tener en cuenta en la construcción de elementos claves desde las necesidades de las organizaciones en materia de información de gestión documental. Lo que tendrá especial impacto para el manejo de la información y de sus activos documentales.

The diagnosis of document information management is a key process that must be carried out in the entities to comply with the organizational processes and, those of document management, immersed in these. In this sense, we will present a proposal for the implementation of document information management diagnostics in SMEs based on ISO 26122. In this sense, the research process proposed from the methodological and systematic analysis, reference to authors of the stature of Cruz Mundet (Spain), Sierra Escobar (Colombia), among others. In addition to entities and organizations (General Archive of the Nation of Colombia, ISO) and regulations of the Colombian legal system, from the methodology of a descriptive documentary research from the qualitative approach, we will develop the steps or flow of activities to have a reference with which document management diagnoses can be developed and applied. With the use of tools and instruments such as the analysis matrix and from the comparative of the information collected, the guidelines to be considered in the construction of key elements from the needs of organizations in terms of document management information will be established. This will have a special impact on the management of information and its documentary assets.