Lineamientos para la implementación de la gestión documental (GD) en articulación con la gestión del conocimiento (GC) en la Gobernación de Córdoba

Abstract

La Gobernación de Córdoba enfrenta riesgos significativos de pérdida de memoria institucional y fuga de conocimiento debido a la falta de conexión operativa y estratégica entre sus procesos archivísticos y la gestión del saber acumulado. Ante esta problemática, el objetivo general de la investigación es proponer lineamientos para la implementación de la Gestión Documental (GD) en articulación con la Gestión del Conocimiento (GC) en dicha entidad, buscando minimizar los riesgos de pérdida de información. Metodológicamente, el estudio se desarrolló bajo un enfoque mixto de tipo descriptivo-evaluativo y método hipotético-deductivo; para la recolección de datos se utilizó una matriz de análisis documental comparativa y una encuesta aplicada a 26 enlaces de gestión documental de la entidad. Los principales resultados evidenciaron una desarticulación crítica, se percibe la GD solo como un requisito legal y no estratégico, además, no existen estrategias efectivas para motivar el intercambio de conocimiento, lo que indica que no se captura información de valor, como lecciones aprendidas. Como conclusión principal, se determinó que la ausencia de mecanismos integradores impide transformar la información en un activo estratégico, afectando la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en evidencia. Finalmente, se elaboró una propuesta que consiste en un modelo de lineamientos fundamentado en el modelo SECI y el marco MIPG, estructurado en ejes de gobernanza, procesos, tecnología y cultura, y operacionalizado mediante un plan de trabajo a corto, mediano y largo plazo para asegurar la preservación, transferencia y uso del conocimiento institucional.

The Córdoba Governorate faces significant risks of institutional memory loss and knowledge leakage due to a lack of operational and strategic connection between its archival processes and the management of accumulated knowledge. Given this problem, the overall objective of this research is to propose guidelines for the implementation of Document Management (DM) in conjunction with Knowledge Management (KM) within the Governorate, seeking to minimize the risk of information loss. Methodologically, the study was developed using a mixed-methods approach, specifically a descriptive-evaluative and hypothetical-deductive method. Data collection will be carried out using a comparative document analysis matrix and a survey administered to 26 document management liaisons within the Governorate. The main findings revealed a critical disconnect; DM is perceived merely as a legal requirement rather than a strategic one. Furthermore, there are no effective strategies to encourage knowledge sharing, indicating a failure to capture valuable information, such as lessons learned. The main conclusion was that the lack of integrating mechanisms prevents information from being transformed into a strategic asset, affecting operational efficiency and evidence-based decisionmaking. Finally, a proposal will be developed consisting of a set of guidelines based on the SECI model and the MIPG framework, structured around the pillars of governance, processes, technology, and culture, and operationalized through a short-, medium-, and long-term work plan to ensure the preservation, transfer, and use of institutional knowledge.