Electronic Document Management: Functional Requirements for the Proper Management of Electronic Documents in Colombia
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The development and introduction of new technologies in increasingly shorter periods of time has caused a significant increase in the production of electronic documents, which has brought difficulties for organizations to manage, conserve, and restore them in technological environments. Therefore, this article responds to the need to identify the functional requirements Colombian Ministries have to take into account for the proper management of their electronic records. For the effect, the research process is explained, allowing to characterize and capture the object of study within a documentary and descriptive qualitative paradigm; the documentary, since it collects and analyzes the theoretical foundation that validates the research, by compiling bibliographies from reliable sources; and the descriptive, because it collects a representative sample of data from government entities for analysis. Subsequently, the information resulting from the documentary and descriptive research is analyzed to establish the functional requirements needed for the proper management of electronic records
Con el desarrollo y la introducción de nuevas tecnologías en periodos cada vez más cortos, se ha evidenciado un aumento significativo en la producción de documentos electrónicos, lo que ha traído traumatismos y dificultades a las organizaciones al momento de gestionarlos, conservarlos y recuperarlos en entornos tecnológicos. Por ello, este presente artículo surge de la necesidad de identificar los requisitos funcionales que deben tener en cuenta los ministerios del Estado colombiano para la gestión de documentos electrónicos. Para el desarrollo de la investigación, se detalla el proceso investigativo, el cual permite caracterizar y plasmar el objeto de estudio dentro del paradigma cualitativo de tipo documental y descriptivo; el documental, dado que se recopila y analiza la fundamentación teórica que brinda validez investigativa, mediante la compilación de bibliografías de fuentes fidedignas, y el descriptivo, porque se toma una muestra representativa de entidades del Estado, de las cuales se recogen unos datos que serán analizados. Posteriormente se triangula la información que da como resultado los requisitos funcionales para la administración de la gestión de documentos electrónicos
Com o desenvolvimento e a introdução de novas tecnologias em períodos cada vez mais curtos, tem se evidenciado um aumento significativo na produção de documentos eletrônicos, o que trouxe traumatismos e dificuldades às organizações na hora de geri-los, conservá-los e recuperá-los em entornos tecnológicos. Por essa razão, este artigo surge da necessidade de identificar os requisitos funcionais que devem levar em conta os ministérios do Estado colombiano para a gestão de documentos eletrônicos. Para o desenvolvimento da pesquisa, detalha-se o processo de pesquisa, o que permite caracterizar e plasmar o objeto de estudo dentro do paradigma qualitativo de tipo documental e descritivo; o documental, dado que se coleta e se analisa a fundamentação teórica que oferece validade de pesquisa, mediante a compilação de bibliografias de fontes fidedignas, e o descritivo, porque se toma uma amostra representativa de entidades do Estado, das quais se recolhem uns dados que serão analisados. Posteriormente se triangula a informação cojo resultado são os requisitos funcionais para a administração da gestão de documentos eletrônicos
Con el desarrollo y la introducción de nuevas tecnologías en periodos cada vez más cortos, se ha evidenciado un aumento significativo en la producción de documentos electrónicos, lo que ha traído traumatismos y dificultades a las organizaciones al momento de gestionarlos, conservarlos y recuperarlos en entornos tecnológicos. Por ello, este presente artículo surge de la necesidad de identificar los requisitos funcionales que deben tener en cuenta los ministerios del Estado colombiano para la gestión de documentos electrónicos. Para el desarrollo de la investigación, se detalla el proceso investigativo, el cual permite caracterizar y plasmar el objeto de estudio dentro del paradigma cualitativo de tipo documental y descriptivo; el documental, dado que se recopila y analiza la fundamentación teórica que brinda validez investigativa, mediante la compilación de bibliografías de fuentes fidedignas, y el descriptivo, porque se toma una muestra representativa de entidades del Estado, de las cuales se recogen unos datos que serán analizados. Posteriormente se triangula la información que da como resultado los requisitos funcionales para la administración de la gestión de documentos electrónicos
Com o desenvolvimento e a introdução de novas tecnologias em períodos cada vez mais curtos, tem se evidenciado um aumento significativo na produção de documentos eletrônicos, o que trouxe traumatismos e dificuldades às organizações na hora de geri-los, conservá-los e recuperá-los em entornos tecnológicos. Por essa razão, este artigo surge da necessidade de identificar os requisitos funcionais que devem levar em conta os ministérios do Estado colombiano para a gestão de documentos eletrônicos. Para o desenvolvimento da pesquisa, detalha-se o processo de pesquisa, o que permite caracterizar e plasmar o objeto de estudo dentro do paradigma qualitativo de tipo documental e descritivo; o documental, dado que se coleta e se analisa a fundamentação teórica que oferece validade de pesquisa, mediante a compilação de bibliografias de fontes fidedignas, e o descritivo, porque se toma uma amostra representativa de entidades do Estado, das quais se recolhem uns dados que serão analisados. Posteriormente se triangula a informação cojo resultado são os requisitos funcionais para a administração da gestão de documentos eletrônicos
Palabras clave
gestión de documentos electrónicos de archivo, sistemas de gestión documental, gobierno en línea