Buenas prácticas de gestión documental en las entidades públicas de Colombia, mediante la integración de los principios de Big Data

Abstract

La relevancia de los sistemas tecnológicos que propone el Marco de Transformación Digital del Ministerio de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, garantizan la prestación de servicios ágiles desde la recepción de los documentos hasta su disposición final dando sucesión al ciclo de vida de los documentos producidos y recibidos en las entidades. El objetivo de la investigación es analizar las buenas prácticas de las entidades públicas Colpensiones, Gobernación de Antioquia y Banco de la República en gestión documental, mediante la integración de los principios de Big Data. La metodología se concentra en evaluar las buenas prácticas, por medio de la caracterización de los principios del Big Data implementados en los procesos de gestión documental obtenidos desde la matriz de análisis y la entrevistas a directivos de las áreas de TI y GD de dichas instituciones. El estudio expone a través de recomendaciones la manera en la que las entidades han adoptado acciones relevantes y buenas prácticas, que han contribuido en el desarrollo de los procesos administrativos desde la eficiencia en la parte operativa y estratégica en cuanto a la administración, gestión y control de la información documental desde la incorporación de sistemas y herramientas que permiten automatizar los procesos para contar con una información disponible, asequible y segura para dar respuesta oportuna a la ciudadanía y preservar a largo plazo la memoria institucional.

The relevance of the technological systems proposed by the Digital Transformation Framework of the Ministry of Information and Communication Technologies guarantees the provision of agile services from the reception of documents to their final disposition, ensuring the continuity of the life cycle of documents produced and received in the entities. The objective of the research is to analyze the best practices of the public entities Colpensions, the Government of Antioquia, and the Bank of the Republic in document management through the integration of Big Data principles. The methodology focuses on evaluating best practices by characterizing the Big Data principles implemented in the document management processes obtained from the analysis matrix and interviews with IT and DM directors of these institutions. The study presents recommendations on how the entities have adopted relevant actions and best practices that have contributed to the development of administrative processes through operational and strategic efficiency in the administration, management, and control of documentary information by incorporating systems and tools that automate processes, ensuring information is available, accessible, and secure for timely responses to citizens and preserving institutional memory in the long term.