Tutor 1
Rendón Acevedo, Jaime Alberto
Resumen
El proyecto de investigación consistió en realizar un estudio de caso del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Información Documental D-Mx. El objetivo general de la investigación fue analizar el impacto en términos de ahorros derivados de la implantación y uso del sistema y los beneficios que aporta en la gestión de la información para la realización de trámites y servicios internos, así como para facilitar el acceso a la información de carácter administrativa del IFAI. En el primer caso, determinar los beneficios cuantitativos conllevó algunas dificultades, como fue identificar indicadores para calcular los costos de cada uno de los insumos requeridos para la generación de un archivo físico alterno que contuviera copia los expedientes de Recursos de Revisión versus el costo total de digitalizar las fojas.Por otro lado, evaluar el impacto cualitativo del Sistema D-Mx en la gestión de la información tuvo cierto grado de complejidad, ya que implicó identificar el perfil de los usuarios externos y los mecanismos a través de los cuales se les brindan servicios para aplicarles un cuestionario con preguntas relevantes para evaluar la funcionalidad y atributos del micrositio de Transparencia Proactiva, a la vez que los usuarios revisaban dicho micrositio.Las fases de investigación fueron cuatro, correspondiendo la primera a determinar como campo de estudio el Sistema de Gestión de Información Documental; la segunda a realizar una descripción del modelo de desarrollo e implementación del Sistema D-Mx; la tercera al trabajo de campo, mediante aplicar una encuesta electrónica a un grupo de personas con el objetivo de conocer su percepción en materia de transparencia y rendición de cuentas del IFAI y, la cuarta y última, a través del análisis general de la información para emitir las conclusiones del proyecto de investigación.Respecto al desarrollo e implantación del Sistema D-Mx, se describe el objetivo general del mismo, el alcance, la relación de entregables del proyecto, los productos del proyecto con sus respectivos módulos de operación y, los beneficios del proyecto. Los resultados obtenidos del trabajo de investigación corresponden a los ahorros derivados de la implantación y uso del Sistema. Asimismo la evaluación cualitativa de satisfacción de usuarios internos y usuarios externos a partir de la utilización del Sistema D-Mx.En virtud de lo anterior, se destaca que el Sistema D-Mx se ha consolidado al interior del IFAI como una fuente de información, contribuyendo a la mejora, optimización y modernización de los archivos del IFAI. Asimismo, la implementación del Sistema D-Mx ha tenido un impacto positivo en generar ahorros significativos de recursos materiales en el IFAI tanto en concepto de insumos como de bienes muebles. Es una iniciativa que impacta positivamente en la percepción transparencia y la rendición de cuentas de los usuarios externos
Palabras clave
Gestión de documentos, Gestión de información, Modelo de transición del papel al documento electrónico, Gestión del cambio en archivos, Interacción entre áreas de tecnologías y de archivo, Sistemas de almacenamiento y recuperación de información, Archivística, Information storage and retrieval systems, Archivistical
Tipo de documento
Tesis de maestría
Licencia Creative Commons
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Fecha de elaboración
2014
Programa académico
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
Facultad
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Citación recomendada
Bonilla Magaña, E. (2014). El sistema de gestión de información documental D-Mx y su impacto en la gestión de la información : caso IFAI. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/25
Publisher
Universidad de La Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos