Tutor 1
Pulido Daza, Nelson Javier
Resumen
Ante la expectativa de un mundo que ha cambiado radicalmente en los últimos 20 años gracias a las innovaciones tecnológicas, los seres humanos y las empresas en las cuales participamos directa o indirectamente se han enfrentado a nuevos retos que cada vez se deben superar en menor tiempo para lograr ser competitivos y satisfacer las necesidades de sus clientes.Las comunicaciones cambiaron radicalmente, y el medio electrónico hizo el mundo más pequeño al reducir tiempo a las distancias, y lograr el intercambio de información y conocimiento con una inmediatez que a veces no da tiempo ni a la duda ni a la corrección; ni a calcular la forma adecuada de gestionar los documentos electrónicos y evitar la pérdida de la memoria personal, institucional y estatal.La inmediatez ha llevado a una cierta inconciencia, a la cual solo se reacciona cuando no ubicamos la información que se sabe que existe, pero no se ubica, o cuando se tiene una cantidad de documentos de los cuales no hay certeza de su utilidad y ante la duda se decide su conservación total sin importar su costo.Es por eso que en esta investigación se parte de las inquietudes que surgen para administrar de la mejor manera los documentos electrónicos para la Oficina de Bogotá de una compañía dedicada a ofrecer servicios jurídicos - Baker McKenzie, desde los principios archivísticos y las buenas prácticas desarrolladas en la ISO para hacer el diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, que utiliza un esquema producto de la investigación con tres (3) fases que son: desarrollar el diagnóstico de la situación actual de información documental electrónica de archivo, definir los requerimientos y elaborar la propuesta de diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).Esta propuesta de diseño del SGDEA en Baker McKenzie podría ser la pauta para que otras empresas inicien dichos programas buscando la adecuada gestión de la información y su utilización para la toma de decisiones que benefician el crecimiento empresarial, y de esta manera podrán contar con información autentica, fiable, integra, segura y disponible, que es la base para la generación y gestión del conocimiento
Resumen en lengua extranjera 2
Faced with the expectation of a world that has radically changed over the past 20 years through technological innovations, human beings and companies in which we participate directly or indirectly have faced new challenges that must be overcome in less time to achieve competitiveness and meet the needs of its customers. Communications changed radically, and the electronic medium made the world smaller by reducing time to distances, and achieving the exchange of information and knowledge with an immediacy that at times gives no time to doubt or correction; nor to calculate the proper way to manage electronic documents and avoid the loss of personal, institutional and state memory. The immediacy has led to a certain unconsciousness, which is only reacted when we do not locate information that is known to exist, but is not located, or when you have several documents of which there is no certainty of its usefulness and the doubt is decided its total conservation regardless of its cost. That is why in this investigation is part of the concerns that arise to manage in the best way the electronic documents for the Bogota Office of a company dedicated to offer legal services - Baker McKenzie, from archival principles and good practices developed in the ISO to do the design of an electronic document management system file, which uses a research product outline with three (3) phases which are: develop the diagnosis of the current situation of electronic documentary archival information, define the requirements and elaborate the proposal of design of the EDMS (Electronic Document Management System). This proposed design of the EDMS in Baker McKenzie could be the guideline for other companies to start such programs seeking the adequate management of information and its use for making decisions that benefit growth and in this way, can have authentic, reliable, integrates, safe and available information, as well as being the basis for the knowledge of management
Palabras clave
Baker McKenzie, Documentos electrónicos, ISO 15489-1, Modelo de implementación SGDEA, Políticas de información de documentos, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, Electronic documents, EDMS - Electronic Document Management System, Electronic Records Management System - ERMS, Model for Implementation of Electronic Document Management System - EDMS
Tipo de documento
Tesis de maestría
Licencia Creative Commons
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Fecha de elaboración
1-1-2017
Programa académico
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
Facultad
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Citación recomendada
Borja Suárez, J. L., & Malagón Cárdenas, M. L. (2017). Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Estudio de caso : Baker McKenzie. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/35
Publisher
Universidad de La Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos