Tutor 1
Pirela Morillo, Johan
Resumen
La gestión documental en Colombia, se implementa a través de los instrumentos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación como ente rector en la materia. El distrito de Cartagena de Indias, como entidad pública del nivel territorial, con la conformación del Archivo General del Distrito se integra al Sistema Nacional de Archivo y debe cumplir con la normatividad archivística establecida e implementar un modelo de gestión documental que dé respuesta a la tendencia nacional e internacional en la producción y conservación de documentos electrónicos. El presente trabajo pretende dar respuesta a las deficiencias presentadas en garantizar el derecho de acceso a la información, con el diseño de una herramienta que le permita a la Alcaldía de Cartagena, estandarizar procesos y procedimientos para la gestión de los documentos que se reciben y producen en el ejercicio de sus funciones. Se ha recurrido a la aplicación de la metodología DIRKS que parte de una investigación preliminar con el que se elabora el diagnóstico y definen una serie de etapas consecutivas que incluyen el diseño del Sistema de Gestión Documental donde se establecen los procesos y procedimientos que garanticen una buena gestión documental. Se concluye que el diseño de un sistema de gestión documental para la Alcaldía de Cartagena apoya el acceso a la información pública, evita el riesgo por pérdida y deterioro de documentos y disminuye el tiempo de respuesta a los usuarios
Resumen en lengua extranjera 1
Document management in Colombia is implemented through archival instruments defined by the National General Archives, the rector entity in the matter. The district of Cartagena de Indias, as a public territorial entity, and through the creation of the District's General Archives, becomes integrated to the National Archive System and must comply with the established archival normative. Accordingly, the district must implement document management models that are up to date with national and international trends in the production and conservation of electronic documents. The present work aims to address existing deficiencies regarding the right of access to information. We design a tool that allows the City Mayor of Cartagena to standardize processes and procedures for the documents that are produced and received through the exercise of employees' functions. We opted to use the DIRKS methodology, which consists of a preliminary inquiry that is later used a diagnostic. We then define consecutive stages that include the design of a Document Management System, in which processes and procedures for appropriate document management are established. We conclude that the design of a Document Management System for the City Mayor of Cartagena supports access to public information, avoids the risk of damage and loss, and lesses the response time to users
Palabras clave
Gestión documental, Sistema de gestión documental, Procesos, Document management, Document management system, Processes, Archivos - Legislación, Materiales de archivo - Digitalización, Archives - Law and legislation, Archival materials - Digitization
Tipo de documento
Tesis de maestría
Licencia Creative Commons
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 4.0 License.
Fecha de elaboración
7-4-2018
Programa académico
Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos
Facultad
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Citación recomendada
Román Leygues, N. C. (2018). Diseño de un sistema de gestión documental en la alcaldía de Cartagena de Indias. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/55
Publisher
Universidad de La Salle. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos