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Tutor 1

Vicente González

Resumen

El documento presentado a continuación, centra su atención en las distintas metodologías y sus aplicaciones dentro de las compañías a la hora de seleccionar un software para la gestión documental electrónica. La presente investigación tuvo como objetivo, proponer una guía para la selección de software, basándose en la ISO 16175-2 para la evaluación de requisitos de software y/o sistemas de gestión documental; lo anterior porque actualmente las compañías requieren centralizar su información y gestionarla adecuadamente, para ello, deben adquirir un sistema de gestión documental que les permita planificar, crear, gestionar, administrar y conservar los documento generados en el funcionamiento natural de toda compañía, sin embargo no siempre se definen adecuadamente los requisitos funcionales, adicionalmente la complejidad que esta norma tiene en el momento de su interpretación debido al uso de términos del contexto internacional y que no se encuentra adaptada las particularidades del modelo de gestión documental Colombiano. El desarrollo de esta guía se apoya en que ISO, en su página oficial https://www.iso.org/standard/55791.html ya que reconoce que, ISO 16175-2: 2011 no proporciona especificaciones para la conservación a largo plazo de registros digitales; este problema debe abordarse por separado dentro de un marco dedicado a la preservación digital o "archivo digital" a nivel estratégico. Estas consideraciones de conservación digital trascienden la vida de los sistemas y son independientes del sistema; deben evaluarse en un plan específico de migración y conversión a nivel táctico. Sin embargo, el reconocimiento de la necesidad de mantener registros durante el tiempo que sean requeridos se aborda en la norma ISO 16175-2: 2011, y se deben considerar los problemas potenciales de obsolescencia de formatos al aplicar los requisitos funcionales. El objetivo de la investigación es evaluativa ya que aporta a la realización y el diseño de una guía metodológica para la selección de software y/o sistema de gestión documental de acuerdo con los requisitos establecidos en la ISO 16175-2, a través de un enfoque cualitativo, presentando una metodología para la evaluación a través de una matriz categorial en la que las organizaciones del sector asegurador, puedan tener a su disposición una herramienta con la que evalúen un sistema de gestión documental desde su necesidad especifica

Resumen en lengua extranjera 1

This document, is focus in the variety of methodologies about software selection, and how are applied in the different companies. The research objective is to propose a software selection guide, based on ISO 16175-2 “Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems”. Because actually is important for companies have a control of his records and information, for that, is necessary to acquire a records management software to plan, create, management and keep the records of the company. However, is not easy to define requirements that satisfice companies’ needs about records and information management, also the standard complexity, and the different context and particularity in the Colombian model of the records management, is a factor in the infrequent use to the ISO Standard for software selection in Colombia. Other reason to propose a software selection guide, is that ISO recognize that “ISO 16175-2:2011 does not give specifications for the long-term preservation of digital records; this issue needs to be addressed separately within a dedicated framework for digital preservation or "digital archiving" at the strategic level” (International Organization for Standardization, 2019). This mean that the preservation of digital records has to include in a specific plan for migration or conversion. This is an evaluative research because contributes to development of a records management software selection guide based on ISO 16175-2:2011, through a qualitative focus, exposing an evaluation methodology using a categorical matrix like a tool for be used for the insurance companies to selection a software according his needs

Programa académico

Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Tipo de documento

Trabajo de grado - Pregrado

Licencia Creative Commons

Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 4.0 License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 4.0 License.

Fecha de elaboración

2018

Programa académico

Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

Facultad

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Publisher

Universidad de La Salle. Facultad Ciencias Económicas y Sociales. Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística

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