Tutor 1
González García, Vicente
Resumen
Este estudio aborda la implementación de Microsoft 365, con énfasis en SharePoint, como un sistema de apoyo para la gestión documental electrónica en organizaciones con presupuestos limitados. Se investiga la capacidad de Microsoft 365 para cumplir con los requisitos normativos y legales en Colombia, evaluando su eficacia en la clasificación, organización, acceso controlado, y disponibilidad de la información. Aunque se reconoce que el programa cumple parcialmente con las normativas, se identifican áreas de mejora como la automatización de procesos y la prevención de duplicación de datos. Se propone un modelo práctico para su implementación, destacando la importancia de la seguridad y el control de la información en la gestión documental. El análisis revela que Microsoft 365, y específicamente SharePoint, puede ser una herramienta viable para la gestión documental en entidades con recursos limitados, cumpliendo con aspectos clave como la elaboración de tablas de retención, preservación de documentos electrónicos, y automatización de procesos. Sin embargo, se señalan limitaciones en la custodia de documentos físicos y en la interoperabilidad con otros sistemas. Se sugiere la necesidad de diseñar previamente los procesos de uso del programa para garantizar su eficacia y se enfatiza en la asignación de roles y responsabilidades para el correcto funcionamiento de la aplicación.
Resumen en lengua extranjera 1
This study addresses the implementation of Microsoft 365, with emphasis on SharePoint, as a support system for electronic document management in organizations with limited budgets. The ability of Microsoft 365 to comply with regulatory and legal requirements in Colombia is investigated, evaluating its effectiveness in the classification, organization, controlled access, and availability of information. While acknowledging that the program is partially compliant with regulations, areas for improvement such as process automation and data duplication prevention are identified. A practical model for its implementation is proposed, highlighting the importance of information security and control in document management. The analysis reveals that Microsoft 365, and specifically SharePoint, can be a viable tool for document management in entities with limited resources, complying with key aspects such as the preparation of retention tables, preservation of electronic documents, and automation of processes. However, there are limitations in the custody of physical documents and in interoperability with other systems. It suggests the need to previously design the processes of use of the program to guarantee its effectiveness and emphasizes the assignment of roles and responsibilities for the correct functioning of the application.
Palabras clave
Gestión documental, Documentación electrónica, Presupuestos limitados, Requisitos normativos, Duplicación de datos, Preservación de documentos
Tipo de documento
Trabajo de grado - Pregrado
Licencia Creative Commons
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Fecha de elaboración
2024
Programa académico
Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística
Facultad
Escuela de Humanidades y Estudios Sociales
Citación recomendada
Zamora Londoño, L. H. (2024). Propuesta de diseño para la implementación de Microsoft 365 como sistema de apoyo para la gestión documental electrónica en organizaciones con bajo presupuesto. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/sistemas_informacion_documentacion/840
Publisher
Universidad de La Salle. Escuela de Humanidades y Estudios Sociales. Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística