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Title

Electronic Document Management: Functional Requirements for the Proper Management of Electronic Documents in Colombia

Titulo

Gestão do documento electrónico: requisitos funcionais para uma adequada administração de documentos eletrônicos no Estado colombiano

Resumen

Con el desarrollo y la introducción de nuevas tecnologías en periodos cada vez más cortos, se ha evidenciado un aumento significativo en la producción de documentos electrónicos, lo que ha traído traumatismos y dificultades a las organizaciones al momento de gestionarlos, conservarlos y recuperarlos en entornos tecnológicos. Por ello, este presente artículo surge de la necesidad de identificar los requisitos funcionales que deben tener en cuenta los ministerios del Estado colombiano para la gestión de documentos electrónicos. Para el desarrollo de la investigación, se detalla el proceso investigativo, el cual permite caracterizar y plasmar el objeto de estudio dentro del paradigma cualitativo de tipo documental y descriptivo; el documental, dado que se recopila y analiza la fundamentación teórica que brinda validez investigativa, mediante la compilación de bibliografías de fuentes fidedignas, y el descriptivo, porque se toma una muestra representativa de entidades del Estado, de las cuales se recogen unos datos que serán analizados. Posteriormente se triangula la información que da como resultado los requisitos funcionales para la administración de la gestión de documentos electrónicos

Palabras clave

gestión de documentos electrónicos de archivo, sistemas de gestión documental, gobierno en línea

Abstract

The development and introduction of new technologies in increasingly shorter periods of time has caused a significant increase in the production of electronic documents, which has brought difficulties for organizations to manage, conserve, and restore them in technological environments. Therefore, this article responds to the need to identify the functional requirements Colombian Ministries have to take into account for the proper management of their electronic records. For the effect, the research process is explained, allowing to characterize and capture the object of study within a documentary and descriptive qualitative paradigm; the documentary, since it collects and analyzes the theoretical foundation that validates the research, by compiling bibliographies from reliable sources; and the descriptive, because it collects a representative sample of data from government entities for analysis. Subsequently, the information resulting from the documentary and descriptive research is analyzed to establish the functional requirements needed for the proper management of electronic records

Keywords

management of electronic archival records, document management systems, eGovernment

Resumo

Com o desenvolvimento e a introdução de novas tecnologias em períodos cada vez mais curtos, tem se evidenciado um aumento significativo na produção de documentos eletrônicos, o que trouxe traumatismos e dificuldades às organizações na hora de geri-los, conservá-los e recuperá-los em entornos tecnológicos. Por essa razão, este artigo surge da necessidade de identificar os requisitos funcionais que devem levar em conta os ministérios do Estado colombiano para a gestão de documentos eletrônicos. Para o desenvolvimento da pesquisa, detalha-se o processo de pesquisa, o que permite caracterizar e plasmar o objeto de estudo dentro do paradigma qualitativo de tipo documental e descritivo; o documental, dado que se coleta e se analisa a fundamentação teórica que oferece validade de pesquisa, mediante a compilação de bibliografias de fontes fidedignas, e o descritivo, porque se toma uma amostra representativa de entidades do Estado, das quais se recolhem uns dados que serão analisados. Posteriormente se triangula a informação cojo resultado são os requisitos funcionais para a administração da gestão de documentos eletrônicos

Palavras clave

gestão de documentos eletrônicos de arquivo, sistemas de gestão documental, governo online

Fecha de recepción

28 de febrero de 2015

Fecha de aceptación

20 de enero de 2015

Fecha de publicación

2015-06-01

Licencia Creative Commons

Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 4.0 License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 4.0 License.

Tipo de documento

Artículo de Investigación

Editorial

Universidad de La Salle. Ediciones Unisalle

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