Title
A paperless office. a dream come true? a reflection on the use and appropriation of technology and how it has influenced the essential information of any organization
Resumen
En la medida que las organizaciones avanzan en su desarrollo y crecimiento tecnológico, la producción, distribución y gestión de información se eleva en forma exponencial, dado que los medios de procesamiento, recibo, envío y distribución de información se han diversificado y masificado en la empresa; dando origen a procesos como: (i) el reemplazo (en parte) de los documentos en papel, que sirven como soporte de las transacciones y operaciones del negocio de la empresa, por bases de datos y medios de información estructurada. (ii) El relevo de los medios tradicionales de comunicación al interior y/o exterior de la organización por medios de comunicación impersonal e informal como el correo electrónico, o por documentos enviados vía fax. (iii) La publicación en la intranet de la organización de los documentos de trabajo que hacen parte de expedientes. No hay control sobre las versiones del documento (gestión y final) o finalmente donde residirá dicho documento pasado su tiempo de gestión. (iv) La distribución de la información de la empresa por medio de Internet sin ninguna consideración o restricción en términos de seguridad o confidencialidad. Ante este panorama, y la masificación de la tecnología en la empresa es necesario establecer qué sucede con la información esencial de la organización, independientemente de consideraciones tecnológicas o procedimentales. ¿Será que la oficina sin papel ahora sí es una realidad? ¿Cómo el profesional de la información puede atacar este crecimiento de información en la organización?
Palabras clave
gestión documental, documento electrónico
Abstract
At the same time as organizations advance in their technological development and growth, production, distribution and management of information exponentially rise because the media of processing, receipt, transmission and distribution of information get diversified and massive in the organization; creating processes such as: • The replacement (in part) of paper documents, which are the support of transactions and operations of the organization business, for databases and structured media. • The replacement of traditional means of communication inside and outside the organization for impersonal and informal media as email, or documents sent via fax. • The publication of documents that are part of records at organization intranet. There is no control over the versions of the document (management and final), or where that document will be finally kept after its management time. • The distribution of information in the organization via the Internet without any consideration or restriction in terms of security or confidentiality of information, Regarding this background and the massive use of technology in the organization it is necessary to establish what happens with the organization essential information, independently of technological or procedural considerations. Is it possible that the aperless office is now a reality? How the professional of information can attack this information growth in the organization?
Keywords
Document management, electronic document
Fecha de recepción
11 de febrero de 2008
Fecha de aceptación
17 de enero de 2008
Fecha de publicación
2008-06-01
Licencia Creative Commons
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Tipo de documento
Artículo de Investigación
Editorial
Universidad de La Salle. Ediciones Unisalle
Citación recomendada
Rengifo Sánchez, Henry Alexander
(2008)
"La oficina sin papel. ¿Un sueño hecho realidad? Una reflexión sobre el uso y apropiación de la tecnología y como esta ha impactado la información esencial de la Organización,"
Códices:
No.
1
, Article 5.
Disponible en:
