Diseño de la unidad de correspondencia de la Cámara de Representantes

Abstract

Toda entidad, pública o privada, que preste servicios públicos, debe contar con una unidad de correspondencia, debidamente funcional y eficiente, tal como lo establece el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, por lo tanto es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública, de acuerdo con las normas técnicas y lineamientos para la gestión del documento del Programa de Gestión Documental, de los procesos de recepción, radicación y distribución de la información contenida en documentos. Al no tener una Unidad de Correspondencia, la Cámara de Representantes no se encuentra alineada con la organización documental, colocando en apuros las estructuras comunicativas tradicionales, haciendo la labor cada vez más lenta, puesto que no se cuenta con una unidad de correspondencia centralizada y moderna que este acorde con los avances tecnológicos actuales. Este trabajo de grado pretende resolver los problemas y necesidades que actualmente presenta la Cámara de Representantes relacionado con su sistema de información documental, en especial con las actividades propias de la Unidad de Correspondencia, estableciendo para ello pautas implantadas por las normas y técnicas vigentes en esta materia. El proyecto inicia con una introducción donde muestra el planteamiento y la descripción de los problemas que se presentan en la Cámara de Representantes. Está conformado por cinco capítulos estructurados de tal manera que cada uno muestre al lector los elementos necesarios así: El primer capítulo muestra, el marco conceptual, el marco legal y el marco institucional. El segundo capítulo, presenta la situación actual de la oficina de correspondencia de la Cámara de Representantes. En el tercer capítulo se presenta la propuesta para la elaboración de los procedimientos de recepción, radicación y distribución de la correspondencia de la Cámara de Representantes. Se establecen las responsabilidades, procedimientos y las actividades relacionadas con el recibo, distribución, y trámite de la correspondencia, al igual que los protocolos de las comunicaciones internas y externas. El cuarto capítulo muestra los modelos de comunicaciones oficiales, al igual que el instructivo para su elaboración teniendo en cuanta las normas ICONTEC para su elaboración. Y el último capitulo plantea una solución de sistema automatizado para ejecutar los procesos básicos de la correspondencia, de Recepción, Radicación y Distribución de documentos, que agilice y asegure los procesos de la Unidad de Correspondencia.